Como diminuir o tempo gasto com tarefas de trabalho?

No dia a dia há diversas tarefas para serem realizadas e muitas delas estão ligadas ao trabalho. Isso é ainda mais complicado para quem exerce algum cargo de liderança e que precisa resolver tudo em pouco tempo.

Muitas pessoas terminam gastando mais tempo com tarefas do trabalho, que com outras atividades importantes da sua vida. E isso ficou ainda mais complicado durante a pandemia, uma vez que boa parte dos trabalhos passou a ser na modalidade Home Office.

Se você está procurando organizar seu tempo de trabalho para ter mais tempo livre, veja algumas dicas importantes que farão toda a diferença.

Planeje seu trabalho de acordo com sua energia

Para uma pessoa ser produtiva ela precisa ter disposição e energia, só assim, ela terá sucesso nas tarefas de trabalho. Levando em consideração esse fator, planeje seu trabalho de acordo com o horário que você se sente mais disposto, com mais energia.

Durante o dia, temos horários em que vamos nos sentir mais dispostos e outros com menos disposição. Aproveite para fazer suas tarefas de trabalho no melhor período. Algumas pessoas se sentem mais dispostas durante o turno da manhã, já outras preferem a tarde.   

Automatize algumas atividades recorrentes

É importante automatizar algumas atividades para um melhor gerenciamento de tempo. Hoje em dia, há diversos recursos tecnológicos que são eficazes na redução de horas de trabalho.

Esses recursos são ideais para ganhar tempo e investir esse tempo ganho em outra tarefa importante. Por exemplo, quantas horas você perderia para analisar cada candidato para uma vaga de emprego?  

Hoje já é possível usar a tecnologia para resolver este problema, basta escolher o melhor software de recrutamento e seleção.  

Escolha resolver primeiro as tarefas mais difíceis

Outro modo de reduzir o tempo gasto com tarefas de trabalho é escolher resolver aquelas tarefas mais difíceis ou as mais importantes primeiro.

Algumas pessoas têm o hábito de começar o dia de trabalho resolvendo aquelas tarefas mais fáceis, deixando as mais difíceis para depois. Mas essa ordem de executar tarefas muitas vezes não ajuda na economia de tempo.

Você verá que ao executar as tarefas mais difíceis primeiro, será mais fácil e mais rápido resolver as tarefas menos importantes. Isso irá contribuir para reduzir o tempo gasto com tarefas de trabalho.  

Delegue algumas tarefas

Quando se tem muitas tarefas para serem resolvidas, é normal o funcionário incumbido de executar essas tarefas, querer resolver sozinho. Mas isso não ajuda na economia de tempo.

É importante delegar algumas tarefas a outros funcionários que tenham competência para tal questão.

Você pode delegar para outras tarefas menos importantes, enquanto você se concentra em resolver aquelas que merecem toda a sua atenção e dedicação.

Para isso, você precisa escolher a pessoa certa para tal função, passar algumas instruções e informações e estipular as metas daquela tarefa.

Evite as distrações

É fundamental evitar as distrações que ocorrem no nosso dia a dia. Se você quer ganhar tempo, precisa evitar ficar olhando o celular ou parando pra conversar e outras distrações, eu na verdade nada mais é que roubo de tempo.  

Essas distrações atrapalham na sua produtividade e também na sua capacidade de se concentrar na tarefa.

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